안녕하세요, 딕스코리아 블로그지기입니다!
이전 시간까지 NAV의 기본적인 설정에 대해서 설명을 해드렸다면, 이번 포스팅부터는 실무자의 NAV 사용 방법에 대해 설명하겠습니다.
이번 글에서는 구매담당자가 매입 프로세스를 어떻게 사용해야 하는지, 매입 프로세스에 대해 알아보고자 합니다.
매입 프로세스
NAV의 매입 프로세스는 크게, 아래와 같은 프로세스로 진행됩니다.
이때, 필수적이 단계는 없으며 견적없이 주문을 진행하거나 주문에서 송장처리를 직접 할 수도 있으며 송장만 발행해도 매입은 가능합니다.
또한 입고의 경우, ‘창고’모듈을 사용하지 않으면 쓸 수 없습니다.
해당 포스팅에서는 ‘매입 견적’은 설명하지 않고 ‘매입주문’부터 설명하도록 하겠습니다.
① 매입주문
위치 : 부서 > 매입 > 주문 프로세싱 > 매입 주문
이 메뉴는 매입 주문을 입력하고 입고 또는 송장 전기를 한번에 할 수 있습니다.
해당 포스팅에서는 창고 모듈을 사용한다는 전제 하에 매입 주문 확정 후, 입고를 전기하고 매입 송장을 발행하려고 합니다.
이 경우에 송장 전기가 완료되었다 하더라도 주문서가 사라지진 않습니다.
먼저 매입처를 선택하고, 문서/전기일자를 입력합니다.
따로 입력하지 않을 시에는, 당일 일자가 입력되며, 만기 일자의 경우, ‘매입처’에 지정되어 있는 지불조건 공식에 따라 자동으로 지정됩니다. 매입 주문에서는 선지불에 관한 처리도 가능합니다.
라인에서는 구매하려는 품목을 선택하며, 계정과목/품목/고정자산/비용(품목) 등을 선택할 수 있고, 선택된 품목의 수량과 금액을 입력합니다. 품목의 경우, 원가를 입력해 놓으면, 해당 원가가 자동으로 표시됩니다.
주문서에서 지불 조건을 변경할 수 있으며, 이경우에 마스터카드의 정보가 변경되는 것이 아닌, 해당 주문에서만 일시적으로 변경됩니다.
주문에 필요 정보를 입력한 뒤, 상단에 ‘확정’ 리본 메뉴를 클릭 후, 입고를 진행합니다.
② 입고
위치 : 부서 > 창고 > 계획 및 실행 > 창고입고
매입 주문이 확정되면 ‘창고 입고’ 메뉴에서 입고를 진행합니다.
‘창고 입고’의 경우, 창고 모듈을 사용하는 경우에만 이용할 수 있으며 창고 모듈을 이용하지 않는 경우, 아래와 같이 매입주문에서 ‘전기’ 리본메뉴를 클릭하여 ‘입고’를 선택 후 전기해 주시면 됩니다.
‘창고 입고’를 이용하여 입고를 전기할 경우, 아래 화면과 같이 ‘소스 문서 가져오기’를 이용하여 창고 입고를 진행할 수 있습니다.
이때, 회사가 사용하는 창고 시스템에 따라 구역 또는 Bin코드를 지정할 수 있으며, 부분입고 처리도 가능합니다.
③매입송장
위치 : 부서 > 매입 > 주문 프로세싱 > 매입 송장
입고가 완료된 주문건에 대해 송장을 처리를 진행 합니다.
송장처리방법은
- 입고방법과 동일하게 ‘매입 주문’에서 ‘송장’처리하거나
- 아래와 같이 매입 송장에서 입고라인을 가져와서 송장 처리할 수 있습니다.
이렇게 전기된 매입 송장은 아래와 같이 회계처리를 자동으로 생성하여 회계장부에 반영합니다.
④ 지불
위치 : 부서 > 회계 관리 > 외상매입 > 지불 분개장
구매담당자는 송장발행까지 진행 하게 되고, 지불에 대해서는 회계담당자가 분개를 입력하여 지불처리를 하게 됩니다.
NAV은 지불 분개장을 비롯해 매입/매출/현금 수취/일반 분개장 등 여러 개의 분개장을 가지고 있습니다.
각 분개장의 기능은 크게 다르지 않으며 몇몇 분개장에는 다른 분개장에는 없는 특수한 기능들을 가지고 있습니다.
분개장에 대한 자세한 내용은 차후 포스팅에서 따로 다루도록 하겠습니다.
매입에 관한 지불은 보통 ‘지불 분개장’을 이용하지만 다른 분개장에서도 사용 가능합니다.
발생한 외상매입금의 지불을 위하여 지불분개장에 계정유형을 ‘매입처’로 하고 해당 매입처를 선택합니다.
외상매입금에 대한 반제처리를 위해, NAV에서는 ‘적용 기장’이라는 처리를 해주어야 합니다.
해당 기능은, 현재 지불된 금액이 해당 매입처에 존재하는 외상매입금 중, 특정한 채권을 반제 처리하기위해 존재하며, 반제처리를 하지 않으면, 매입채권이 사라지지 않으며, 총액의 입장에서는 매입처에 대한 잔존 채무는 줄겠지만, 채무연령분석 시, 적용되지 않은 매입채무는 없어지지 않고 나타납니다.
따라서 지불 시에는 매입채무에 대한 적용을 반드시 진행해 주셔야 합니다.
지불에 대한 분개를 입력하고 상단에 ‘적용기장’을 이용하여 채무를 선택하고 적용 후, 분개를 진행하면 됩니다.
끝맺음
지금까지 매입프로세스에 대해 간단히 설명 드렸습니다.
해당 프로세스는 구매담당자의 매입 주문 및 송장을 이용한 프로세스이며, 회계팀에서 분개만으로도 처리할 수 있습니다.
분개장 사용 방법에 대해서는 이후에 따로 포스팅 할 예정이며, 다음 포스팅에서는 ‘매출 프로세스’에 대해 알아보겠습니다.
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